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Como criar emails que as pessoas realmente respondem

16 de outubro de 2017

Voltou do feriadão e descobriu que ninguém leu seus emails e as pendências continuam sem solução na empresa? Se sente um excluído no escritório? Deu tudo errado, mas você tinha avisado por email? Isso tem jeito.

Embora muita gente tenha aderido ao WhatsApp ou plataformas de comunicação como o Slack ou o Teams, o bom e velho email ainda é um dos melhores veículos para passar informações e resolver assuntos dentro do ambiente de trabalho. E, se ninguém está respondendo suas mensagens, existem algumas dicas para resolver isso.

Primeiro, você precisa entender que não é nada pessoal (exceto quando é…). A grande verdade é que estatísticas apontam que profissionais costumam gastar 13 horas por semana diante de emails. Isso corresponde a 28% do tempo dedicado ao trabalho, centenas de horas ao ano. É óbvio que algumas mensagens se perdem no caminho ou ficam atrasadas em uma Caixa de Entrada que nunca se esvazia.

Então, para se destacar no meio do volume, você precisa de: uma linha de assunto instigante, uma mensagem curta, observar o horário de envio, ser conciso e personalizar o conteúdo.

Existem dois tipos de assunto que impulsionam as pessoas a abrir uma mensagem: curiosidade e utilidade. Se o seu campo assunto é vago (“Dúvidas” ou “Ajuda!”) são grandes as chances do email inteiro ser ignorado. Por outro lado, um assunto que desperte a curiosidade surte efeito: “É normal acontecer isso?” ou “Encontrei uma falha na planilha”. Mensagens que pareçam úteis para quem as recebe também tem bons resultados: “Planilha atualizada para esse mês” ou “Descobri a solução para X”.

Não é por acaso que as pessoas estão preferindo o WhatsApp: ele é um bom espaço para mensagens curtas, como os aplicativos de mensagens vem pregando há anos. Então, não há um bom motivo para você se estender demais em seus emails. Escreva somente o necessário para ir direto ao ponto. Desta forma, o email é respondido mais rapidamente e pode dar início a uma troca de mensagens onde mais detalhes, sempre relevantes, serão trocados.

Mas uma análise estatística revela também que existem horários mais adequados e menos adequados para garantir que sua mensagem será lida e respondida: a maioria das pessoas reserva a parte da manhã ou o final do dia para verificar as pendências em sua Caixa de Entrada. Então, busque aproveitar essas janelas de tempo para disparar seu email.

Se ser sucinto é importante, concentre-se em uma única pergunta, se possível. Quanto maior o número de dúvidas, maiores as chances do destinatário adiar a resposta para um momento “em que tiver mais tempo”, um momento que raramente chega. Isso é um email, não uma entrevista. Se necessário, marque uma reunião ou uma conferência online.

Tente ser o mais pessoal que a etiqueta e o ambiente de trabalho permitem. Customize a mensagem de acordo com o receptor. Entretanto, para ter certeza de que essa estratégia funciona, direcione seu email para a pessoa correta, aquela que pode de fato sanar sua dúvida ou realizar a ação solicitada.

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