O que fazer com as NF-es que ficam no seu correio eletrônico?

A emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) já está sendo largamente utilizada no Brasil desde 2009. Mas passados três anos dessa realidade muitas empresas ainda não se atentaram para a importância destes arquivos. Acostumados com a antiga nota fiscal em papel, muitos ainda acreditam que basta guardar o DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).

Isso é verdade para as pessoas físicas e empresas que não estão obrigadas a emitir NF-e, mas para todos os demais, pela nova legislação fiscal, o DANFe – como o próprio nome diz – é um “documento auxiliar” que possibilita visualizar o conteúdo da Nota Fiscal Eletrônica. Para as empresas obrigadas a emitir NF-e o “documento com validade fiscal” é o respectivo arquivo XML e a legislação exige que esses arquivos digitais sejam guardados por no mínimo cinco anos para eventuais conferências pelo fisco.

Percebo que muitas empresas ainda não dão a devida importância em guardar a NF-e e as poucas que se preocupam com isso, acabam guardando somente as NF-es emitidas pela própria empresa se esquecendo que a legislação obriga também o armazenamento – pelos mesmos cinco anos – das NF-es recebidas de seus fornecedores. É por esse motivo que começou essa “enxurrada” de e-mails em seu correio eletrônico e o que fazer com isso?

Inicialmente não culpe seu fornecedor por ficar enchendo sua caixa de e-mails, pois a legislação exige que o emitente da NF-e entregue ou disponibilize o arquivo XML para o seu destinatário e o método mais utilizado pelo mercado para resolver esse problema é enviar esses arquivos por e-mail. Aliás, quando você for comprar algum equipamento ou eletrodoméstico e o vendedor pedir o seu e-mail, não fique nervoso, ele só está tentando atender à legislação fiscal.

Porém, tudo está se modernizando e a nota fiscal também entrou nesse ritmo, precisamos mudar nosso hábito de guardar papel e acostumarmos a armazenar arquivo digital. Essas NF-es que estão em sua caixa postal, provavelmente, são de seus fornecedores e precisam ser mantidas por cinco anos, isso mesmo, cinco anos no mínimo. Então guarde! Mas como?

Você pode simplesmente arquivar em sua caixa de e-mails, mas esse procedimento é frágil, pois qualquer problema no seu correio eletrônico provocará a perda desses importantes arquivos. Além disso, para uma eventual consulta ou fiscalização não vai ser fácil localizar as NF-es.
O ideal é você abrir o e-mail, identificar se essa NF-e é realmente sua, entrar no portal da Secretaria da Fazenda (http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal), digitar a “chave de acesso da NF-e”, verificar se ela está válida e, depois, salvar esse arquivo em alguma pasta do seu computador e, de preferência, periodicamente, salvar uma cópia externa (pen drive, cd ou DVD) de forma organizada e separado por data. Tudo isso? Infelizmente sim, esse é o procedimento correto.

A boa notícia é que já existem softwares disponíveis no mercado que administram e armazenam as notas fiscais eletrônicas emitidas e recebidas. Alguns fazem todo o procedimento de forma automática: importam o arquivo XML, validam na Secretaria da Fazenda, armazenam e oferecem filtros e relatórios para facilitar a organização e consulta às NF-es. Outros, mais sofisticados, chegam a ler os seus e-mails para capturar, automaticamente, suas notas fiscais, poupando até o seu trabalho de abrir as mensagens com anexos em XML. Outra boa notícia é que esses softwares costumam ter preços acessíveis.

Pense pelo lado positivo e na sustentabilidade, arquivos digitais não ocupam lugar em sua gaveta, economizam papel e reduzem os custos com impressão. E fica o recado: guardem as NF-es emitidas e recebidas para evitar problemas com o fisco!

*Por Leandro Felizali, diretor da Vinco – empresa brasileira especializada na integração de sistemas e na migração de dados fiscais.

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